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Tipps für Personaler!

• Tipp 1: Arbeitszeugnis

• Tipp 2: Fehlzeiten

• Tipp 3: Überstunden

TIPP 1: Arbeitszeugnis: Welche Formalien müssen Sie beachten?

Hier die wichtigsten im Überblick:

• Geschäftspapier Sie haben ein solches Papier im Einsatz (was der Normalfall sein dürfte)? Dann müssen Sie das Zeugnis auch auf solchem Papier erstellen (BAG, 5 AZR 182/92).

• Form Die Abfassung des Zeugnisses in elektronischer Form (also etwa per E-Mail) ist gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossen (§ 630 Satz 3 BGB, § 109 Abs. 3 GewO).

• Briefkopf Das Adressfeld des Zeugnisses darf nicht die Anschrift Ihres Arbeitnehmers enthalten. Ansonsten könnte der Eindruck erweckt werden, Ihrem Arbeitnehmer sei das Zeugnis erst nach einer (gerichtlichen) Auseinandersetzung postalisch übermittelt worden (ArbG Aachen, 16.5.2007, 6 Ca 2800/06).

• Vorname und Nachname Sie müssen die Namen Ihres Mitarbeiters richtig schreiben (LAG Hessen, 23.9.2008, 12 Ta 250/08). Daraus lässt sich auch ableiten, dass das Zeugnis keine Radierungen, Ausbesserungen oder sonstigen Schreibfehler enthalten darf.

• Beendigungsdatum Auch das Datum, zu dem das Arbeitsverhältnis rechtlich beendet wurde, muss stimmen (LAG Hessen, 23.9.2008, 12 Ta 250/08).

• Ausstellungsdatum Hier müssen Sie den Tag des Ablaufs der Kündigungsfrist bzw. den Tag der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnis angeben (ArbG Aachen, 16.5.2007, 6 Ca 2800/06).

• Unterschrift Das Zeugnis muss unterschrieben sein und einen maschinenschriftlichen Namenszusatz enthalten (LAG Hamm, 4 Sa 1588/99).

• Knick? Sie dürfen das Zeugnis auch 2-mal falten, um es in einem Geschäftsumschlag üblicher Größe unterzubringen. Das gilt aber nur, wenn das Originalzeugnis kopierfähig ist und die Knicke im Zeugnisbogen sich nicht auf den Kopien abzeichnen, z. B. durch Schwärzungen (BAG, 9 AZR 893/98).

TIPP 2: 4 praxiserprobte Tipps gegen das „Blaumachen“

Mitarbeiter, die sich wegen jeder Kleinigkeit krank melden, sind ein Ärgernis für Sie als Arbeitgeber und die Kollegen. Hier sind 4 einfache Maßnahmen, die Ihnen helfen, dem entgegenzuwirken:

1. Lassen Sie jeden Anruf, mit dem sich ein Mitarbeiter krank melden will, zu Ihnen bzw. zum direkten Vorgesetzten weiterleiten. Die Krankmeldung bei der Sekretärin oder im Personalbüro macht das Krankfeiern zu einfach.
2. Verlangen Sie in begründeten Fällen die Vorlage der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon am ersten Tag. Hierzu sind Sie gemäß § 5 EFZG berechtigt.
3. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die betrieblichen Fehlzeiten und die dadurch entstehenden Kosten.
4. Nehmen Sie sich die Zeit für ein kurzes Gespräch mit jedem Mitarbeiter, der nach einer Arbeitsunfähigkeit an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt. Der Mitarbeiter soll Ihr Interesse spüren und wissen, wie seine Abwesenheit überbrückt wurde.

TIPP 3: Pauschale Überstundenabgeltung: Seien Sie sehr vorsichtig!

Rund eine Milliarde Überstunden werden in Deutschland jährlich geleistet. Doch das Thema Überstunden beschäftigt immer häufiger die Gerichte. In einem Urteil musste sich sogar das Bundesarbeitsgericht (BAG) damit befassen. Die BAG-Richter haben am 30.9.2010 entschieden, dass die formularmäßige Vereinbarung „erforderliche Überstunden sind mit dem Monatsgehalt abgegolten“ unwirksam sei.

Sie verstoße gegen das Transparenzgebot der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (§ 307 Abs. 1 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch). Schließlich ergibt sich bei dieser Formulierung der Umfang der zu leistenden Arbeitsstunden nicht. Der Arbeitnehmer kann letztendlich nicht wissen, wie viel Geld er pro Stunde verdient.

Wichtig: Eine die pauschale Vergütung von Mehrarbeit regelnde Klausel ist nach BAG-Auffassung nur dann klar und verständlich, wenn sich aus dem Arbeitsvertrag selbst ergibt, welche Arbeitsleistungen davon erfasst werden. Der Umfang der Leistungspflicht muss konkret bestimmbar sein. Der Arbeitnehmer muss bereits bei Vertragsschluss erkennen können, was gegebenenfalls „auf ihn zukommt“ und welche Leistung er für die vereinbarte Vergütung maximal erbringen muss (BAG, Urteil vom 1.9.2010, Az. 5 AZR 517/09).

Beispiel: So nicht! Sie haben in den neuen Arbeitsverträgen eine Klausel eingebaut, wonach Überstunden durch eine monatlich zu zahlende Pauschale von 200 € in vollem Umfang abgegolten sind. Folge: Diese Klausel ist unwirksam, weil sie zu unbestimmt ist. Nur eine konkrete Klausel unter Angabe der genauen Zahl der pauschal vergüteten Überstunden kann wirksam sein.

So machen Sie es richtig: Wenn Sie an eine solche pauschale Abgeltung von Überstunden denken sollten, ist es wichtig, dass Sie ganz genau die Zahl der Überstunden festlegen, die Sie durch die erhöhte Vergütung abgelten wollen. Hierbei sollte die Grenze von 10 % der üblichen Arbeitszeit nicht überschritten werden.

§ (...) Überstundenvergütung

1. Durch die vom Arbeitgeber zu zahlende monatliche Bruttovergütung gemäß § ... dieses Vertrags ist etwaige Über- oder Mehrarbeit des Arbeitnehmers von bis zu 10 % der vereinbarten Arbeitszeit mit abgegolten.
2. Darüber hinausgehende Überstunden werden nach Wahl des Arbeitgebers im Folgemonat mit ... €/Std. vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen.

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